ケアマネ介護福祉士のブログ

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介護業界の地獄。監査もコレで解消?データで保存OK。印刷不要時代

介護記録も印刷不要。監査もコレで解消。紙代削減で給料も上がる?

 

事業所の運営基準などで保存が義務付けられている記録は、ケアプランや各サービスの計画書、運営推進会議の報告書、事故に際してとった処置、苦情の内容など多岐にわたる。厚労省は来年度から、原則としてこれら全てについて電子的な保存を容認していく計画。

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紙媒体じゃなくてデータ保存でOKってどんなニュース?

今まで、介護業界における基本は(どの企業もそうだとは思うんですが…。)

ともかく記録に残す事…。

日々の介護記録に加え、監査の時にはいろいろな書類が必要になります。

施設長、理事長クラスが用意する書類。

部長クラスが用意する書類。

主任クラスが確認する書類。

現場職員がチェックする書類。

医師、看護職員、リハビリスタッフ、ケアマネが用意する書類と、千差万別です。

私も幾度となく監査を潜り抜けてきましたが、よくある場面として、

 

監査員「○○の記録はありますか?」

 

ケア福「はい。これになります。」

 

監査員「パソコンの中にですか?」

 

ケア福「はい。データで共有しています。」

 

監査員「紙ベースでは出していないんですか?」

 

ケア福「全員がパソコンにアクセスできる状況ですので、紙ベースでは出していないです。紛失や、漏洩の恐れもある為クラウドではなく保存しているのですが何か問題がありますか?」

 

監査員「紙に出した方が職員全員が共有できるので紙ベースで出してください。」

 

ケア福「全員がパソコンにアクセスできるのにもかかわらず、紙に出して、情報漏洩の危険性を増やしてまで紙ベースでも用意する意味が分からないのですが、ご教授いただけますか?」

 

監査員「あんま御託並べると是正勧告出すぞコラ?(という趣旨の事をすごく優しく言ってくる。)」

 

ケア福「今すぐ印刷しますね。(だから是正勧告だけは勘弁してくださいスイマセン。)」

 

これ、監査を受けるクラスの職員さんには伝わると思うんです…。

ホント監査はこんな感じ…。

事あるごとに、

「紙で出して、全員が見れるようにファイリングしとけ」

というのがテンプレートです。

故に監査前にはコピー機フル稼働で書類を印刷しまくります。

特に、ご逝去した人の記録はイチイチ印刷かけるわけではない

のが大概の施設でしょう。

二年に一回の監査に合わせて急いで印刷します…。

以前勤めていた施設では、監査に印刷が間に合わない…。

とあせって、コピー機を5台追加レンタルして一晩中印刷をかけたのはいい思い出です…。

 

介護業界は今回の法改正でどう変わるの?

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データ保存でいいのであれば、施設が急に使っている介護ソフトを変えるなんて言う事がない限りは印刷の必要が無くなりますね?

その場合、紙代や、コピーするインク代も少なくなりますよね?

紙代はともかく、コピーするインク代は大きいのではないでしょうか?

更に、コピーする紙が少なくなって、コピー機のレンタル台数を減らすことが出来れば更なるコストダウンが期待できるのではないでしょうか?

 

ランニングコストが抑えられた分、職員のお茶代くらいにはなってくれたらうれしいですよね?

 

ケアマネ介護福祉士的紙媒体が無くなった今後の介護業界について

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まあ何よりも、監査のためだけに無駄に書類を印刷する作業や、監査のためだけにテプラでネームを貼ってファイルを作ってなんていうあのダルイ仕事をしなくて済むことが一番ではないでしょうか…。

監査担当の人はふつうある程度役職がついているクラス…。

監査のためにそんな無駄な時間を割くくらいなら新人教育に頭を抱えたり、サービス残業なんかせずに家族との時間を大切にしたいですよね?

 

また、介護記録や、身体拘束の記録…。

入居相談記録や、入居判定結果の記録等、5年間保存したら廃棄しなければいけない記録関係…。

印刷しても、結局捨てるなら本当に無駄でしかないです…。

でも、長年コレが当たり前になっていたという事実…。

もう何千枚かもわからない紙と、インク代をかけて、一定の期間が来たら捨てる…。

あれだけ不毛な事は無いですよね?

本当にあの作業が無くなるだけでも本当に助かるのではないでしょうか?

 

また、今までは苦情処理窓口や、定期的な投書箱への回答も入り口の見えやすいところに掲示しておかなければならず、どれだけスタイリッシュな外観の施設に仕上げても、入り口近くの事務所付近には運営規定や、運営母体、苦情受付窓口等をべたべたと張り付けなければいけませんでした…。

しかも、一年に一回は無駄に日付を更新し、最新のものを貼らなければならない決まり…。

大型商業施設の電子案内図みたいな物を使ってカッコよく掲示させていた施設も知っていますが…。

 

なんとそこも監査で、

「電子掲示板では見にくいので、紙ベースで出して掲示してください」

と謎指導が入って施設長がブチ切れていました…。

そうだよね…。

すごく豪華な内装で、壁紙に穴開ける事すらはばかられるような高級老人ホームだったのに…。

可哀そう…。

少し時代が遅れてやってきた感はありますが、それもこれからは必要がなくなるみたいです。

監査が来るたび、事務所前の掲示物を借り換えする恒例行事が無くなっただけで、法人事務や、介護関係施設の事務さんは負担が減り、監査前に帳簿の確認以外の無駄な仕事をしなくて済む…。

これこそが介護のデジタルトランスフォーメーションなのではないかと思ってしまいます。

今後の監査がもっと楽になり、記録の媒体に指導するのではなく介護そのものをより良いものにしていただけるような方法が模索されることを期待します。

 

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